Capita spesso di trovarsi in situazioni di stress perchè non si è riusciti a gestire correttamente il tempo a disposizione. In questo articolo vi suggeriamo alcuni consigli utili per imparare ad organizzare una giornata di lavoro, imparando a controllare anche scadenze e imprevisti.

Innanzitutto è importante definire accuratamente gli impegni e gli obiettivi della giornata, o della settimana, avendo cura di programmare in agenda (cartacea o digitale) le attività che sappiamo di dover portare a termine. Mettere gli impegni lavorativi per iscritto ci aiuta a non dimenticare niente. Per cui:

  1. redigere un elenco delle attività da svolgere;
  2. attribuire a ciascuna attività una scadenza;
  3. attribuire a ciascuna attività un tempo stimato di esecuzione;
  4. attribuire a ciascuna attività il destinatario (cliente, interno o esterno);
  5. assegnare a ciascuna attività un attributo di importanza o urgenza;
  6. aggiungere uno slot di “tempo libero” per eventuali necessità e imprevisti.

Altrettanto importante sarà poi cancellare (magari con una bella linea nera) le attività portate a termine: questa operazione, oltre ad apportare soddisfazione, permette di non creare confusione a fine giornata, quando si è più stanchi e si rischia di non ricordare se si è effettuata o meno una determinata operazione.

Ora analizziamo meglio il quinto punto della lista: “assegnare a ciascuna attività un attributo di importanza o urgenza“.

Un’attività può essere generalmente classificata come:

  • urgente
  • non urgente
  • importante
  • non importante

In questo caso ci può essere d’aiuto la matrice di Eisenhower come strumento di time management. Essa permette di mappare su quattro quadranti distinti le varie attività, posizionandole in modo da ottenere una visione immediata e completa del carico di lavoro.

  1. Nel primo quadrante si inseriscono le attività urgenti ed importanti, da affrontare il prima possibile. Sono attività prioritarie, con scadenza ravvicinata e valenza strategica.
  2. Nel secondo quadrante si inseriscono le attività non urgenti e importanti.  Ovvero attività strategiche che possono essere pianificate nel tempo e affrontate con degli stati di avanzamento, in modo da non essere costretti a spostarle nel primo quadrante man mano che la scadenza si avvicina.
  3. Nel terzo quadrante si inseriscono le attività urgenti e non importanti, quelle che è possibile delegare a persone di fiducia.
  4. Infine nel quarto quadrante si inseriscono le attività non urgenti e non importanti. Se si trovano qui significa che possano essere eliminate senza che questo provochi impatto nell’organizzazione.

Sarà gratificante alla fine, una volta adottato lo strumento, fare la conta delle attività nel quarto quadrante: tutto ciò che sarai in grado di eliminare genererà tempo utile da dedicare ad attività a maggior valore!