La parola d’ordine del nuova realtà è adattamento. L‘emergenza sanitaria ha imposto una rivoluzione digitale che prima era solo nell’aria. Ci siamo trovati a fare i conti con la necessità di sostenere il business continuity, rinunciando ai confronti in ufficio, ai viaggi di lavoro e alle sacre riunioni aziendali.

A tal proposito il meeting management – la capacità di organizzare riunioni efficienti- è un fattore importante per il benessere dei dipendenti.

Solo ora l’Italia si confronta con un sistema razionale di gestione delle riunioni, dovuto all’obbligo dell’uso del lavoro agile. D’altro canto lo smart working  continuerà anche una volta finita l’emergenza. E non si tratta solo della possibilità di lavorare da remoto: il cambiamento richiede una nuova mentalità.

Gli italiani sembrano apprezzare questo nuovo modo di lavorare . Secondo i dati raccolti dall’Osservatorio Lockdown di Nomisma sono 2 milioni i lavoratori del Bel Paese che chiedono a gran voce una trasformazione del lavoro in ottica digitale. A confermare la voglia di cambiamento è anche la ricerca condotta dall’Osservatorio sullo smart working del Politecnico di Milano: i lavoratori convertiti al concetto di agilità potrebbero arrivare a 8 milioni.

In questo scenario, che ruolo ha il ripensamento dei meeting aziendali? Le riunioni sono dei momenti decisivi, deputati a prendere le giuste decisioni che condizioneranno il futuro dell’organizzazione. In questo caso i software dedicati al Meeting Management si sono rivelati dei preziosi alleati nel monitoraggio dei processi di riunione prima, durante e dopo l’incontro.

Ancor prima che il Coronavirus evidenziasse l’inadeguatezza del vecchio modello di gestione dei meeting, i dati parlavano chiaro: un terzo del tempo passato in riunione era considerato fonte di stress e frustrazione, a causa di punti all’ordine del giorno confusi, discussioni infinite, spesso estranee all’argomento centrale, a cui si aggiungevano documenti presentati in forma cartacea e disordinata.

Da qui la diffusa sensazione di un mancato rispetto verso il tempo personale e di lavoro, con significative ripercussioni negative. E questo, ovviamente, ha dei costi: prima del lockdown, in Europa, il denaro perso a causa delle riunioni improduttive ammontava a 32 miliardi l’anno. Va da sé che il cambiamento non è solo auspicabile ma anche necessario.

Da tempo chi si occupa di gestione delle riunioni aziendali suggerisce cambiamenti che salvaguardino il tempo e, di conseguenza, le risorse economiche. Servono ordini del giorno puntuali, agende che affrontino gli argomenti in modo semplice attraverso processi di approvazione immediati, da mettere in pratica prima della riunione stessa.

Per non parlare della gestione del tempo: il consiglio è quello di decidere in anticipo quanto tempo dedicare a ciascuno argomento, rispettando l’orario di inizio e fine del meeting.

Come si può immaginare, servirsi degli strumenti digitali rende ancora più efficiente questo processo. Seguendo il principio di agilità, ogni partecipante sarà autonomo nella gestione dei compiti e padrone del proprio tempo.

Il tutto con l’entusiasmo dei capi. Il buon meeting management, infatti, richiede un cambio di mentalità da parte dei dirigenti e uno stile di leadership disponibile all’adattamento. Per farlo è necessario continuare ad applicare il modello agile, correggendo via via i problemi sorti negli ultimi mesi, dovuti alla totale mancanza di una cultura smart.

La giusta sinergia tra strumenti digitali e visione agile del lavoro può condurre ad un ripensamento delle riunioni aziendali. L’auspicio è che si vada verso una gestione dei meeting che sia rispettosa delle persone, del loro tempo e del loro lavoro.

Fonte: forbes.it