Come aumentare la produttività con la Matrice di Eisenhower
Nell’articolo di ieri dedicato a tips e suggerimenti per l’organizzazione della propria giornata lavorativa – clicca qui per leggerlo – abbiamo menzionato la matrice di Eisenhower. Non tutti però conoscono questo metodo per la gestione delle priorità quindi andremo ad approfondirlo di seguito.
“Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”. Sulla base di questa sua affermazione, il generale e presidente statunitense Dwight D. Eisenhower, sviluppò un metodo di gestione del tempo in cui una matrice classificava le attività da svolgere secondo la loro priorità. Per farlo fece una distinzione tra l’importanza e l’urgenza dei compiti.
Bisogna innanzitutto precisare che “importante” è un concetto soggettivo: ciò che è importante per te può non esserlo per qualcun altro, ed inoltre ciò che è importante oggi può non esserlo in un altro momento della tua vita.
Il concetto di “urgente” è oggettivo invece, e dipende unicamente dalla variabile tempo. Va applicato quindi a quelle attività che hanno breve scadenza.
Ma come funziona esattamente?
Nel primo quadrato, in alto a sinistra inseriamo tutte quelle attività importanti e urgenti che vanno portate a termine il prima possibile e che non possono essere delegate. Esse sono solitamente la principale fonte di stress quindi meglio liberarcene il prima possibile.
Il secondo quadrato, in alto a destra, è dedicato alle attività importanti ma non urgenti, come ad esempio: progetti a medio/lungo termine, definizione di nuove strategie, corsi di formazione, ecc. Si tratta quindi di attività a carattere strategico che possono essere affrontate senza la pressione dell’urgenza. Ovvio che se si continua a rimandarle, finiranno per entrare nel primo quadrato.
Arriviamo al terzo quadrato, in basso a sinistra. Qui vengono inserite le attività urgenti ma non importanti, le quali possono essere tranquillamente delegate per non rischiare che esse ti sottraggano risorse ed energie che potresti impiegare per cose più importanti.
Infine il quarto quadrato, in basso a destra, riguarda le attività che non sono nè urgenti nè importanti, quindi superflue, distrazioni che possono essere eliminate per non sprecare inutilmente il proprio tempo.
Pianificando in anticipo il lavoro, con il supporto della Matrice di Eisenhower, aumenterai la tua produttività, ridurrai lo stress e finirai con l’avere più tempo libero da dedicare a te stesso!